苏建院办〔2013〕7号

校属各单位、各部门：
    为全面推进学校办公信息化工作，提高管理效率，降低办公成本，结合学校实际，经校领导研究同意，近期将正式启用校内办公自动化系统（以下简称OA系统），现将有关工作通知如下：
一、熟悉OA系统功能模块
    1．学校OA系统主要包含个人办公、公文管理、日常办公、公共信息等四个一级功能模块。“个人办公”模块分列为待办事项、个人配置，“公文管理”模块分列为发文管理、收文管理、校内请示、督办管理，“日常办公”模块分列为交办协办、会议申请、会议室管理、车辆申请、车辆管理、印章管理，“公共信息”模块分列为信访管理、周会表、规章制度、大事记、学校文件等17个二级功能项目。每个二级功能项目又分别包括若干个次级功能条目。
    2．OA系统用户在日常办公中，结合系统权限，可进入相应的功能模块，选择合适的功能项目，操作对应的功能条目，遵照系统设定的公文运转流程和办事程序，进行公文处理、事务办理。
二、建立OA系统管理员制度
    1．学校OA系统运行的组织管理工作由学校办公室负责，技术支持与保障工作由信息化管理服务中心负责。具体联系人及联系方式为：李彦江（院办，83889017，13912009764），苏鹏（信息中心，83889074，15996995487）。
    2．各单位（部门）要指派一名OA管理员具体负责本单位（部门）的OA系统公文收发、工作区维护、日常运转等工作。请填写OA系统管理员登记表（详见附件）并于5月15日前报送到学校办公室李彦江处（83889017，ly076@xzcat.edu.cn）。
    3．信息化中心负责对各单位（部门）的OA管理员进行培训，院办负责组织，培训出勤情况将纳入各单位（部门）年终绩效考核评测中；OA管理员负责对本单位（部门）的相关人员进行培训，使其掌握OA系统的功能和操作方法。第一期培训时间段为5月16日-19日（具体培训时间及地点另行通知）。
    4．受系统软件升级、学校机构调整、管理人员变动、办事流程优化等诸多因素影响，院办将根据实际需要，不定期举办OA系统管理员培训，另将建立OA系统管理员QQ群平台，加强信息互通。
三、规范OA系统用户职能
    1．各单位（部门）负责人要高度重视OA系统应用工作，应以身作则，带头运用OA系统办公，并坚持使用、持之以恒；严格要求本单位（部门）工作人员使用OA系统，积极参加学校组织的系统操作培训，组织好本单位职工的内部培训。
    2．OA系统管理员原则上正常工作日内，每天至少要保证上午、下午上班后、下班前各登陆OA系统一次，及时查看“待办事项”，及时处理相关文件和事项，确保信息畅通。其他用户也必须经常登陆OA系统，处理属于自己权限内待办事项。
    3．各单位（部门）负责人、OA系统管理员及相关工作人员出差或请假外出期间，须指定授权的代办人网上代办相关工作事项。
    4．根据保密工作有关规定和“涉密不上网、上网不涉密”的要求，OA系统用户不得在OA系统上处理任何涉密文件，各单位（部门）上网信息必须经过相关责任人的严格审查和批准。院办和信息中心将对各单位（部门）OA系统使用规范性进行督查、抽查，其结果将纳入各单位（部门）绩效考核相应指标评测中。
四、实施OA系统模拟运行
    1．根据学校OA系统启用进度安排，拟于5月20日-30日进行第一阶段模拟运行。此期间，学校日常办公纸质材料按照传统做法照常运行；与此同时，各单位（部门）OA系统管理员在其单位（部门）负责人授权后，同步网上运转所有办公事项，尽快熟悉系统功能、掌握系统使用要领。
    2．6月3日-9日，院办将配合信息化中心，根据第一阶段模拟运行情况，进一步改进和完善系统程序。在此期间，各单位（部门）OA系统管理员完成对本单位（部门）负责人和相关工作人员的系统权限内应用辅导和培训工作。
    3．6月10日-28日，学校OA系统进行第二阶段模拟运行。学校公文处理（非涉密文件）、各类请示和报告报送、会议申请、通知送达等办公事项将全部通过OA系统进行处理，纸质办公处理方式与OA系统并行运转，鼓励以OA系统办公为主。
    4．在学校OA系统模拟运行期间，各单位（部门）OA系统管理员具体负责推动、监督、检查系统的使用，并认真汇总应用中发现的问题和建设性的建议，及时反馈院办和信息中心。
    5．拟定于7月1日，学校OA系统正式上线运行。
此通知。
                             
附件：江苏建筑职业技术学院OA系统管理员登记表

学院办公室
2013年5月13日